Samenwerken op afstand: slimme tips en tools

Publicatiedatum: 30 jun. 2022 16:14:38

Samenwerken krijgt op dit moment een compleet andere betekenis. Je kunt niet meer even snel meekijken op het beeldscherm van je collega of informeel zaken afstemmen bij de koffie-automaat. Alles is anders en dit betekent dat je op een andere manier moet samenwerken. Op afstand dus. Gelukkig zijn er veel oplossingen en hulpmiddelen die dit mogelijk maken.

Wij hebben veel handige tips en tools voor je verzameld. Natuurlijk zijn er nog veel meer oplossingen, dus als jij suggesties hebt: laat maar horen!

Inhoud

1. Communicatie-afspraken

De nieuwe manier van samenwerken vanuit huis vraagt om duidelijke communicatie-afspraken. Immers, verschillende communicatie-kanalen worden nu anders ingezet dan normaal. Dit kan resulteren in een grote info-chaos; als je later iets wilt terugzoeken, ben je eindeloos aan het zoeken.

Maak daarom duidelijke afspraken met elkaar over welke tools jullie waarvoor gebruiken.

Wat communiceer je via e-mail,
waarvoor gebruik je de chat,
wanneer kruip je in de telefoon
en wanneer wordt video-bellen ingezet?

Duidelijke afspraken hierover zorgen ervoor dat het samenwerken op afstand soepel verloopt.

2. Op afstand overleggen

Vanuit huis vergaderen is niet zo gemakkelijk als in real life. Toch kan videobellen een uitstekende vervanging zijn.

Het gebruik van video is absoluut aan te bevelen, omdat lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen bijzonder belangrijk zijn: slechts 7% van onze communicatie is wát we zeggen, 38% is hóe we het zeggen (intonatie, benadrukken van bepaalde woorden, pauzes) en maar liefst 55% komt neer op lichaamstaal. Dus: hoe persoonlijker, hoe beter.

Tevens bieden veel programma’s de mogelijkheid om schermen te delen. Zo kun je meekijken en zie je in één oogopslag wat iemand bedoelt. Natuurlijk is het wel zaak dat jij en je collega’s gebruik maken van dezelfde videoconferencing-software.

Aanvullende tips voor digitaal overleg

#1 Wat je ook wilt bespreken: plan je overleg altijd van tevoren.
Dit kan via een appje, een (agenda)uitnodiging per mail of een agendapunt in jullie gezamenlijke online planning. Hoe je het ook doet, laat vóór iedere videoconference call weten:

wanneer je wilt overleggen
wat je wilt bespreken
en bij voorkeur ook hoe lang je denkt dat dit overleg gaat duren

Op die manier kunnen alle deelnemers aan het overleg zich goed voorbereiden en van tevoren testen of de techniek niet hapert en ervoor zorgen dat eventueel storende achtergrondgeluiden zijn geëlimineerd.

#2 Wijs een moderator aan.
Als er meer collega’s aan het gesprek deelnemen, is het zaak dat één persoon de vergadering leidt, zodat niemand door elkaar heen praat (een risico dat ontstaat door vertraging in de lijn) en zodat iedereen de kans krijgt om zijn of haar zegje te doen.

#3 Leg afspraken en acties vast.
Zorg ervoor dat gemaakte afspraken en vervolgacties worden vastgelegd, zodat iedereen weet wat hem of haar wanneer te doen staat. Maak een duidelijke planning en veranker dit in je proces.

3. Handige tools om op afstand samen te werken

Op afstand samenwerken vraagt om handige online tools. Hieronder vind je een aantal slimme software-suggesties voor:

3a. Videobellen

Skype
Good old Skype, wie kent het niet? Met elkaar praten en elkaar zien via je computer, smartphone, tablet of Xbox.
Als je kiest voor de gratis variant kunnen in de groepsvideochat maximaal 50 personen meedoen.
Scherm delen met een groep maakt het mogelijk om PowerPoint-dia's, video-opnamen en meer te presenteren aan alle deelnemers. Tijdens het videobellen kun je ook meteen documenten, afbeeldingen of weblinks delen in de chatfunctie.

Microsoft Teams
Wat vroeger Skype voor Bedrijven was, is inmiddels vervangen door Microsoft Teams. Teams combineert chatten, videovergaderen, bellen en samenwerken aan documenten in één geïntegreerde app.By the way: in Microsoft Teams zit een functie waarmee je je achtergrond kun blurren nadat je de videoverbinding tot stand hebt gebracht. Dit kan via het pop-up menu met de drie puntjes (midden onder).

Microsoft biedt Teams één jaar gratis aan voor alle Office365-klanten.

Zoom
Vooral handig als je met grote groepen op afstand wilt samenkomen. Met Zoom houd je eenvoudig virtuele meetings en kun je zelfs drukbezochte webinars organiseren. Efficiënt, overzichtelijk en goed verstaanbaar.

Jitsi
Jitsi is een gratis open-source dienst voor videobellen en zonder account bruikbaar. Het aantal deelnemers is - voor zover bekend - niet gelimiteerd. Als je op je smartphone wilt gebruiken, moet je de app installeren.

Slack
Slack kan in de betaalde variant ook videobellen. Het is de grootste concurrent van Microsoft Teams om een goede reden; het is betaalbaar en werkt goed.

3b. Chatten

Whatsapp
Bijna iedereen kent en heeft Whatsapp. Als je nu vaker dan normaal zakelijk moet chatten, dan is het ideaal om de browservariant te gebruiken; typen via je toetsenbord gaat een stuk sneller dan op je smartphone. Ga naar https://web.whatsapp.com en volg de instructies.

Slack
Wellicht iets minder bekend, maar niet minder handig: het chatprogramma Slack. Je wisselt makkelijk berichten uit met collega’s, kunt documenten delen en taken verdelen. Het fijne aan deze tool is de overzichtelijkheid. Je hebt in no time teruggevonden wat je moe(s)t doen of hoe laat die virtuele afspraak staat ingepland. De gratis versie biedt behoorlijk wat functionaliteiten.

Microsoft Teams
We noemden Microsoft Teams al bij de software voor videobellen. Maar dat is slechts één van de functionaliteiten. Je kunt er ook mee (groeps)chatten, je kunt er Word- en Excel-documenten in delen en elkaar meteen van feedback voorzien.

3c. Plannen en takenlijsten

Om op afstand goed en soepel samen te werken is er meer nodig dan alleen videobellen en chatten. Een greep uit de talloze planning-tools:

Onze IT-afdeling gebruikt Quire omdat het eenvoudig en overzichtelijk is. Het kan misschien niet alles wat de grote jongens kunnen, maar wat Quire kan, werkt gewoon goed.

4. Hulp op afstand

Op afstand met elkaar samenwerken kan best stressvol zijn. Als je computer of printer thuis niet werkt, is het lastiger om ondersteuning te krijgen. Een collega kan niet even snel meekijken naar jouw probleem en het voor je oplossen. Hetzelfde geldt voor jouw IT-ondersteuner. Gelukkig bestaan er handige hulpmiddelen voor beheer en ondersteuning op afstand:

TeamViewer
Let op: TeamViewer is primair bedoeld voor privé-gebruik. Als de software detecteert dat je het voor je werk gebruikt, dan moet je de betaalde variant gebruiken.

Anydesk
Anydesk biedt nagenoeg hetzelfde als Teamviewer en heeft hetzelfde nadeel; je moet betalen voor commercieel gebruik.

Chrome Remote Desktop
Deze variant is gratis. Het enige wat je nodig hebt is een gratis Google account en de Chrome browser. Ga naar https://remotedesktop.google.com en volg de instructies.

Welke tool je ook kiest, zorg ervoor dat al je collega’s de software installeren en maak duidelijke afspraken over het gebruik ervan. Accepteer bijvoorbeeld geen hulp op afstand zonder overleg.

Pas op: jouw data zijn goud waard

Tot slot een belangrijke waarschuwing. Voor sommige van de hierboven genoemde software-oplossingen hoef je niet te betalen. Echter, dat wil niet per definitie zeggen dat het ook gratis is. Elke dienst waar je gebruik van maakt, moet op de een of andere manier worden gefinancierd en jouw data zijn goud waard. Controleer daarom altijd of het gebruik van de betreffende software past binnen jullie privacy- en beveiligingsbeleid en overleg het gebruik ervan met jouw functionaris voor gegevensbescherming of leidinggevende.