Digitaal archiveren is hip, máár vergeet nooit dat een papieren archief het over 50 jaar nog steeds ‘doet’! Wij zijn geen tegenstander van slimme, altijd up-to-date blijvende archiveringsmethoden, maar we zijn wel een groot voorstander van de combinatie met een intelligent, effectief en duurzaam fysiek archief. Sommige documenten moeten nou eenmaal ook in papiervorm opgeslagen worden en bewaard blijven. Bijvoorbeeld in archiefdozen; slim, handig, ruimtebesparend en duurzaam!
Een archief is niet meer en niet minder dan een plaats om spullen te bewaren. Vaak denk je bij het woord archief aan spullen die je niet meer nodig hebt, maar die je wel moet bewaren. Hoe kun je dit snel, handig en goedkoop aanpakken? Kies voor archiefdozen! Haal alle documenten die je niet meer nodig hebt uit ordners en stop ze in een of meer archiefdozen. Dit bespaart je heel veel kostbare ruimte! Vooral handig als je niet veel plaats hebt om spullen te archiveren. Archiefdozen kun je namelijk gemakkelijk stapelen, bijvoorbeeld in speciale archiefrekken.
Wil je de documenten die je naar archiefdozen gaat verhuizen, toch gebundeld bewaren, dan kun je gebruik maken van zogenaamde bundelbeugels of andere hechtmechanieken. Ze zijn verkrijgbaar in alle soorten en maten en houden je papieren strak bij elkaar. Je steekt de bundelbeugel door de perforatiegaatjes die toch al in je documenten zitten en klemt ‘m vast; zo simpel is het.
Goede indeling is de sleutel voor een goed archief
Belangrijke tip: vergeet nooit je archiefdozen goed en duidelijk te labelen! Zodat je altijd weet welke informatie in welke archiefdoos is opgeslagen. Informatie moet namelijk altijd teruggevonden worden! Immers, archiveren is niets anders dan rubriceren en indelen. Dat geldt voor ieder archief; of het nu spullen zijn die je alleen maar moet bewaren of die je dagelijks nodig hebt. Dus als je je archief slim wilt inrichten, stel jezelf dan de volgende vraag: hoe wil ik dat welke informatie waar gevonden kan worden? Hier lees je meer over het inrichten van een goed archief!
Ben je er nog niet uit wat jij nodig hebt, neem dan contact op met ons en ervaar onze vakkennis. Wij kunnen je ook informeren over maatwerksystemen.