Wat is activity based working? (en waarom steeds meer bedrijven ervoor kiezen)

De manier waarop we werken verandert razendsnel. Vaste bureaus maken plaats voor flexplekken, thuiswerken is normaal geworden en kantoren krijgen een compleet nieuwe functie.

Eén van de belangrijkste ontwikkelingen hierin is “activity based working” (ABW).

Maar wat betekent dat precies? En waarom stappen steeds meer organisaties over op deze manier van werken?

Wat is activity based working?

Activity based working (ABW) is een werkconcept waarbij medewerkers geen vaste werkplek meer hebben, maar zelf kiezen waar ze werken op basis van hun activiteit.

In plaats van één bureau voor alles, bestaat het kantoor uit verschillende zones. Denk hierbij aan afgesloten stilteruimtes voor concentratie en juist open werkplekken voor samenwerking. Daarnaast zijn er afzonderlijke vergaderruimtes voor overleg , belcellen voor telefoongesprekken en informele ruimtes voor ontspanning of brainstormen.

Activity based working (ABW) is een werkconcept waarbij medewerkers geen vaste werkplek meer hebben, maar zelf kiezen waar ze werken op basis van hun activiteit. Bij ITC Furniture, als onderdeel van KantoorArtikelen.nl, zagen we deze ontwikkeling al meer dan 40 jaar geleden aankomen. Sindsdien hebben wij talloze organisaties begeleid bij het creëren van een werkomgeving waar de plek zich aanpast aan het werk, en niet andersom.

Waarom is activity based working ontstaan?

Traditionele kantoren met vaste werkplekken sluiten steeds minder goed aan bij hoe we vandaag werken. Medewerkers doen namelijk op één dag verschillende soorten taken. Zo vraagt het verwerken van e-mails of creatief denken om een hele andere werksetting dan wanneer je uitgebreid moet overleggen met collega’s of moet bellen met klanten.

Activity based working speelt hierop in door meerdere “werksettings” aan te bieden, afgestemd op die verschillende activiteiten.

Daarnaast spelen ook deze trends een rol:

• Hybride werken (deels thuis, deels op kantoor)
• Minder vaste aanwezigheid op kantoor
• Meer behoefte aan flexibiliteit en autonomie

Hoe werkt activity based working in de praktijk?

In een ABW-kantoor kies je als medewerker continu de plek die past bij je taak.

Een typische werkdag kan er bijvoorbeeld zo uitzien : je start de dag in een stille zone voor focuswerk om daarna naar een projectruimte te gaan voor teamoverleg. Tussendoor voer je ongestoord een telefoongesprek in een belcel en je sluit de dag af met een informele meeting in een lounge.

Dit zorgt voor meer dynamiek en beweging gedurende de dag.

De 3 pijlers van activity based working

Succesvol ABW gaat verder dan alleen kantoorinrichting en draait om een combinatie van drie elementen:

De fysieke omgeving

Het kantoor moet verschillende zones en werkplekken bieden. Denk hierbij aan een strategische mix van ergonomisch meubilair, akoestische oplossingen voor focusruimtes en dynamische zit-sta bureaus. De inrichting moet medewerkers letterlijk uitnodigen om de juiste plek voor hun taak te kiezen.

Technologie en tools

Om overal te kunnen werken, is een feilloze digitale infrastructuur nodig. Naast basisvoorzieningen zoals snelle wifi, laptops en veilige cloudsystemen, zien we steeds vaker slimme kantoorsoftware. Denk aan desk booking apps (reserveringssystemen voor werkplekken), noise-cancelling headphones en interactieve schermen voor hybride overleggen.

Gedrag en cultuur

De mooiste inrichting werkt niet als de bedrijfscultuur niet meebeweegt. Medewerkers moeten leren omgaan met flexibiliteit en verantwoordelijkheid. Dit vraagt om goed verander-management (change management) en duidelijke onderlinge afspraken, zoals kantooretiquette voor de stiltezones en sturen op output in plaats van op uren.

Wereldwijd zien we inmiddels de impact van Activity Based Working, zo ook in Canada. Diverse Canadese overheidsinstanties en grote bedrijven hebben de transitie gemaakt en kwamen tot een duidelijke conclusie: ABW slaagt alleen als de fysieke omgeving, technologie en bedrijfscultuur naadloos op elkaar aansluiten. Zonder een goede balans tussen deze drie pijlers valt het concept simpelweg in het water.

De voordelen van activity based working

Meer productiviteit

Medewerkers kiezen de omgeving die hen het beste helpt bij hun taak.

Betere samenwerking

Door flexibele werkplekken ontstaan meer spontane interacties tussen collega’s.

Efficiënter gebruik van kantoorruimte

Minder vaste bureaus betekent minder leegstand en lagere kosten.

Meer autonomie en werkplezier

Medewerkers krijgen controle over hoe en waar ze werken.

De nadelen (en waarom ABW niet altijd werkt)

Activity based working klinkt ideaal, maar het is geen wondermiddel.

Geen vaste plek

Niet iedereen vindt het prettig om elke dag een andere werkplek te hebben.

Meer prikkels en afleiding

Open ruimtes kunnen leiden tot geluid en minder focus.

Cultuurverandering nodig

Een cultuurverandering is essentieel, want zonder duidelijke afspraken kan het al snel chaos worden. Dit is een harde les die diverse bedrijven in België in de praktijk hebben geleerd. Wanneer een kantoor wel flexibel wordt ingericht, maar er geen etiquette is rondom het gebruik van stiltezones of overlegplekken, leidt dit sneller tot frustratie en afleiding dan tot productiviteit.

ABW werkt alleen goed als organisatie, inrichting én gedrag op elkaar zijn afgestemd

Wanneer is activity based working geschikt?

ABW werkt vooral goed voor organisaties die:

• Hybride werken omarmen
• Projectmatig werken
• Veel verschillende soorten taken hebben
• Flexibiliteit en vertrouwen belangrijk vinden.

Het is minder geschikt voor functies die:

• Sterk plaatsgebonden zijn
• Altijd dezelfde werkzaamheden uitvoeren
• Veel vaste apparatuur nodig hebben

Activity Based Working vraagt om een fundament van flexibiliteit en vertrouwen vanuit het management. Een mooi voorbeeld hiervan zien we bij CBRE in Frankrijk. Daar bleek dat wanneer je medewerkers de volledige autonomie en het vertrouwen geeft om hun eigen werkdag en -plek in te delen, dit niet alleen de medewerkerstevredenheid verhoogt, maar ook de samenwerking en output ten goede komt.

Activity based working versus traditioneel kantoor

De toekomst van kantoren

Activity based working is geen hype, maar onderdeel van een bredere ontwikkeling richting:

• Hybride werken
• Slimmere kantoorinrichting
• Focus op welzijn en productiviteit

Kantoren worden steeds meer een plek voor samenwerking én ontmoeting én creativiteit oftewel plekken om te werken; En steeds minder een werkplek om “gewoon te zitten”.

Conclusie: Maak van jouw kantoor een strategisch voordeel

Activity based working betekent dat jouw kantoorruimte flexibel wordt ingericht rondom de behoeften van je team. Hoewel het grote voordelen biedt voor de productiviteit en samenwerking, vraagt een succesvolle implementatie om een duidelijke strategie en een cultuurverandering. Bedrijven die dit goed aanpakken, transformeren hun kantoor tot een actieve, slimme en toekomstbestendige werkomgeving.

Wilt jij de stap zetten naar een dynamische werkomgeving zonder de bekende valkuilen? Met ruim 40 jaar ervaring in het begeleiden van organisaties staat ITC Furniture klaar om ook jouw kantoor naar een hoger niveau te tillen.

Neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek via +31 (0)45 - 522 93 11 of vul onderstaand formulier in. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact op.

Veel gestelde vragen over Activity Based Working (FAQ)

Wat is het belangrijkste verschil tussen flexwerken en activity based working?

Bij 'normaal' flexwerken heb je simpelweg geen vaste werkplek. Bij Activity Based Working (ABW) gaat het een stap verder: je kiest je werkplek heel specifiek op basis van de taak (activiteit) die je op dat moment moet uitvoeren. De kantoorinrichting is hier ook volledig op afgestemd met diverse specifieke zones.

Is ABW geschikt voor elk type bedrijf?

Nee, het is geen "one size fits all" oplossing. ABW werkt vooral goed voor organisaties die hybride of projectmatig werken en waar werknemers veel verschillende soorten taken hebben. Voor functies die juist sterk plaatsgebonden zijn, of waarvoor veel vaste, zware apparatuur nodig is, is dit concept minder geschikt.

Wat is de grootste valkuil bij de overstap naar ABW?

De grootste valkuil is focussen op alléén de kantoorinrichting, zonder aandacht te besteden aan gedrag en cultuur. Zonder duidelijke afspraken (bijvoorbeeld over het gebruik van stiltezones of open werkplekken) kan het juist leiden tot meer prikkels, afleiding en zelfs chaos op de werkvloer.

Wat betekent Activity Based Working (ABW)?

Activity based working (ABW) is een werkconcept waarbij medewerkers geen vaste werkplek meer hebben, maar zelf kiezen waar ze werken op basis van hun activiteit. Het kantoor is opgedeeld in verschillende zones, en de medewerker kiest continu de plek die het beste past bij de taak van dat moment.

Wat is een voorbeeld van activity based working?

Een goed voorbeeld is een werkdag waarbij je 's ochtends start in een afgesloten stilteruimte om geconcentreerd focuswerk te doen. Vervolgens verplaats je je naar een open projectruimte voor een overleg met je team. Aan het einde van de dag gebruik je een belcel voor een belangrijk telefoongesprek met een klant. Je werkplek past zich dus aan aan het werk, in plaats van andersom.