Hoe draagt kantoorinrichting bij aan aantrekkelijk werkgeverschap?

Je probeert je te concentreren op een belangrijk document, maar achter je wordt luidruchtig overlegd. Of je zoekt een plek voor een snelle videocall, maar alle vergaderruimtes blijken bezet. Herkenbaar?

Dit soort dagelijkse frustraties laten zien dat een werkplek veel meer is dan een praktische verzameling bureaus, stoelen en kasten. Natuurlijk trekken een goed salaris en flexibele werktijden talent aan, maar zodra iemand in dienst is, telt de dagelijkse praktijk.

De fysieke werkomgeving is een cruciaal onderdeel van de totale werkervaring. Kan iemand écht ongestoord werken? Is er ruimte voor spontane ontmoetingen? Een kantoor waar bewust aandacht is besteed aan de mensen die er werken, versterkt direct je positie als aantrekkelijk werkgever.

Zet kantoorinrichting in als instrument voor goed werkgeverschap

Kantoorinrichting maakt een organisatie niet automatisch tot een goede werkgever. De werkomgeving kan goed werkgeverschap wél ondersteunen. Een kantoor waarin medewerkers comfortabel kunnen werken, zich kunnen concentreren, collega's kunnen ontmoeten en een werkplek kunnen kiezen die past bij hun activiteit, draagt bij aan een prettige werkdag.

Daarom begint een goede kantoorinrichting niet bij de vraag welke meubels er nodig zijn, maar bij de vraag:

Wat moeten medewerkers gedurende hun werkdag goed kunnen doen?

Pas daarna komt de vertaling naar ruimte, inrichting en meubilair.

De werkomgeving is onderdeel van de “employee experience”

Organisaties besteden veel aandacht aan werkgeverimage. Ze vertellen potentiële medewerkers over cultuur, ontwikkelmogelijkheden, flexibiliteit, samenwerking en aandacht voor welzijn.

Maar medewerkers ervaren die beloften uiteindelijk niet op een vacaturepagina. Ze ervaren ze tijdens hun werkdag.

Een organisatie kan bijvoorbeeld zeggen dat autonomie belangrijk is. Maar wanneer iedereen op kantoor exact dezelfde vaste werkplek krijgt, is daar in de fysieke werkomgeving weinig van terug te zien.

Een organisatie kan samenwerking centraal stellen. Maar wanneer ieder overleg alleen in een vooraf gereserveerde vergaderruimte kan plaatsvinden, wordt spontaan samenwerken juist moeilijker.

En een werkgever kan benadrukken dat medewerkers centraal staan, terwijl werkplekken onvoldoende aansluiten op het werk dat zij daadwerkelijk uitvoeren. De inrichting van een kantoor vertelt daardoor onbewust iets over de organisatie. Niet alleen aan bezoekers en sollicitanten, maar vooral aan de mensen die er iedere dag werken.

Faciliteer de uiteenlopende wensen van de moderne werknemer

Er bestaat geen universele ideale werkplek. De ene medewerker voert veel telefoongesprekken, terwijl een ander uren achter elkaar geconcentreerd moet kunnen werken. Sommige teams zijn vrijwel voortdurend in overleg, andere medewerkers werken grotendeels zelfstandig.

Bovendien doet één persoon gedurende één werkdag vaak verschillende dingen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• e-mail verwerken;
• geconcentreerd een rapport schrijven;
• videobellen;
• kort iets afstemmen met een collega;
• deelnemen aan een teamoverleg;
• brainstormen;
• een klant ontvangen;
• informeel bijpraten;
• administratieve werkzaamheden uitvoeren.

Een kantoor waarin al die activiteiten aan hetzelfde bureau moeten plaatsvinden, vraagt veel aanpassingsvermogen van de medewerker. Een goed ingerichte werkomgeving draait daarom steeds vaker om keuze.

Niet noodzakelijk om voor iedere medewerker een groot aantal verschillende plekken te creëren, maar wel om ervoor te zorgen dat de omgeving verschillende soorten werk ondersteunt.

Van één werkplek naar verschillende werkactiviteiten

Een eenvoudige manier om daar naar te kijken is deze:

De vraag wordt daarmee niet: Hoeveel bureaus hebben we nodig?

Maar eerder: Welke activiteiten vinden hier plaats en welke omgeving helpt medewerkers om die activiteiten goed uit te voeren?

Dat is een wezenlijk andere manier van naar kantoorinrichting kijken.

Waarom één standaardwerkplek niet voor iedere werkdag werkt

Jarenlang was kantoorinrichting relatief eenvoudig. Een medewerker had een bureau, bureaustoel, kast en eventueel een vergaderruimte in de buurt. Dat model kan nog steeds goed functioneren, maar het past niet automatisch bij iedere organisatie.

Door hybride werken is de functie van veel kantoren veranderd. Een medewerker hoeft voor individueel computerwerk niet altijd meer naar kantoor te komen. Daardoor krijgt de fysieke werkomgeving vaker andere functies: collega's ontmoeten, samenwerken, kennis delen, klantgesprekken voeren en activiteiten uitvoeren waarvoor thuis minder goede omstandigheden bestaan.

Tegelijkertijd blijft concentratiewerk op kantoor noodzakelijk. Daar ontstaat een interessante spanning. Veel organisaties willen dat het kantoor ontmoeting stimuleert, maar medewerkers moeten er óók rustig kunnen werken.

Dat betekent dat een goede werkomgeving beide mogelijkheden moet bieden.

Een groot open kantoor waarin iedereen kan horen en zien wat collega's doen, kan veel contact opleveren, maar is niet voor iedere activiteit geschikt. Andersom kan een kantoor met alleen afgesloten kamers rustig zijn, terwijl spontane samenwerking juist lastiger wordt.

Goed werkgeverschap zit daarom niet in één bepaald kantoorconcept. Het zit eerder in het bieden van een omgeving die past bij de mensen, werkzaamheden en organisatie.

Verhoog de medewerkerstevredenheid met een frictieloze werkplek

Medewerkerstevredenheid wordt door veel meer bepaald dan de inrichting van een kantoor. Leiderschap, werkdruk, collega's, salaris, ontwikkelmogelijkheden en autonomie zijn minstens zo belangrijk. Een nieuw interieur lost organisatorische problemen dan ook niet op.

Maar de fysieke omgeving kan dagelijkse frustraties wel verminderen of juist veroorzaken.

Denk aan medewerkers die:

• geen rustige plek kunnen vinden voor een belangrijk telefoongesprek;
• iedere ochtend op zoek moeten naar een geschikte werkplek;
• voortdurend worden afgeleid door gesprekken achter zich;
• onvoldoende ruimte hebben om met collega's samen te werken;
• lange tijd in dezelfde houding werken;
• nergens informeel kunnen overleggen zonder anderen te storen;
• te weinig privacy ervaren;
• apparatuur of werkmaterialen telkens moeten verplaatsen.

Los van elkaar lijken dit kleine problemen. Maar juist dit soort situaties komt iedere werkdag terug. Een prettige werkomgeving haalt waar mogelijk frictie uit die werkdag.

Dat maakt kantoorinrichting interessant vanuit werkgeverschap: niet omdat een meubel medewerkers gelukkig maakt, maar omdat de juiste omgeving mensen minder vaak in de weg zit tijdens hun werk.

Laat de kantoorinrichting het juiste verhaal vertellen

Stel dat een sollicitant een rondleiding krijgt. Wat ziet die persoon? Alleen rijen identieke bureaus? Veel lege werkplekken? Medewerkers die voor videocalls naar de gang verdwijnen? Of juist verschillende plekken die duidelijk aansluiten bij verschillende werkzaamheden?

Een kantoor communiceert zonder woorden. Een verzorgde ontvangst kan aandacht en professionaliteit uitstralen. Een informele ontmoetingsruimte kan laten zien dat sociaal contact belangrijk wordt gevonden. Goede ergonomische plekken om te werken kunnen duidelijk maken dat medewerkers geacht worden hier serieus en langdurig te kunnen werken. Stilteplekken laten zien dat geconcentreerd werken óók wordt erkend als waardevolle activiteit.

Dat betekent overigens niet dat ieder kantoor spectaculair moet zijn. Een aantrekkelijke werkomgeving is iets anders dan een fotogeniek interieur. Een hippe lounge lost slechte akoestiek niet op. Designmeubilair compenseert geen gebrek aan werkplekken. En een plantenwand verandert niets aan een indeling die niet past bij de manier waarop medewerkers werken.

Een goed kantoor hoeft niet indrukwekkend te zijn. Het moet vooral bruikbaar zijn.

Van werkgeversbelofte naar kantoorinrichting

Een praktische manier om kantoorinrichting aan werkgeverschap te koppelen is door niet direct bij het interieur te beginnen. Gebruik vier stappen:

belofte → gedrag → ruimte → inrichting

Voorbeeld 1: “Wij geven medewerkers veel autonomie”

Belofte: medewerkers krijgen vrijheid.

Gewenst gedrag: zij kunnen zelf bepalen hoe en waar zij bepaalde werkzaamheden uitvoeren.

Ruimtelijke behoefte: verschillende soorten werkplekken moeten beschikbaar en eenvoudig toegankelijk zijn.

Inrichting: bijvoorbeeld individuele werkplekken, focusplekken, informele zitplekken en overlegzones.

Voorbeeld 2: “Wij zijn een organisatie waarin samenwerking centraal staat”

Belofte: kennis delen en samenwerken zijn belangrijk.

Gewenst gedrag: medewerkers zoeken elkaar gemakkelijk op en kunnen zowel gepland als spontaan overleggen.

Ruimtelijke behoefte: plekken voor korte afstemming, projectwerk en formeel overleg.

Inrichting: bijvoorbeeld projecttafels, vergaderplekken, informele zitopstellingen en flexibel meubilair.

Voorbeeld 3: “Wij willen medewerkers ondersteunen bij gezond werken”

Belofte: aandacht voor duurzame inzetbaarheid en de werkdag.

Gewenst gedrag: medewerkers kunnen regelmatig van houding veranderen en beschikken over een passende werkplek.

Ruimtelijke behoefte: ergonomische werkplekken en mogelijkheden om zitten en staan af te wisselen.

Inrichting: bijvoorbeeld goed instelbare bureaustoelen en zit-sta bureaus.

Het verschil zit vooral in de volgorde. Niet eerst een product kiezen en daarna bedenken welk probleem ermee kan worden opgelost. Eerst vaststellen wat de organisatie en haar medewerkers nodig hebben, en daarna bepalen welke inrichting daarbij past.

7 vragen die je vóór de keuze voor meubels moet beantwoorden

Bij een nieuwe kantoorinrichting is de verleiding groot om direct naar bureaus, stoelen, kleuren en materialen te kijken. Toch leveren andere vragen in de beginfase vaak veel meer op.

1. Hoeveel medewerkers gebruiken het kantoor daadwerkelijk?

Niet alleen hoeveel medewerkers een organisatie in dienst heeft, maar ook hoeveel mensen op rustige én drukke dagen aanwezig zijn.

2. Welke werkzaamheden voeren zij daar uit?

Een servicedesk, accountteam, administratie en ontwerpafdeling gebruiken een kantoor op verschillende manieren.

3. Waar lopen medewerkers momenteel tegenaan?

Denk aan geluid, gebrek aan overlegplekken, onvoldoende privacy, lege bureaus of juist een tekort aan bepaalde ruimtes.

4. Wanneer komen medewerkers naar kantoor?

Zijn er duidelijke piekdagen? Komt men vooral naar kantoor voor overleg? Of vindt er juist veel individueel werk plaats?

5. Welke vormen van samenwerking komen het vaakst voor?

Een overleg tussen twee collega's vraagt iets anders dan een wekelijkse meeting met twaalf deelnemers.

6. Hoeveel behoefte is er aan geconcentreerd werken?

En belangrijker: waar kunnen medewerkers dat op dit moment doen?

7. Hoe moet de organisatie zich de komende jaren ontwikkelen?

Een inrichting die vandaag precies past maar bij tien extra medewerkers opnieuw volledig moet worden aangepast, kan uiteindelijk een dure keuze blijken.

Deze vragen zeggen vaak meer over een passende kantoorinrichting dan de vraag welke kleur bureaublad het beste bij de vloer past.

Voorkom deze 5 veelgemaakte fouten bij kantoorinrichting

Veel fouten ontstaan doordat bij kantoorinrichting te snel vanuit uitstraling of meubels wordt gedacht, in plaats van vanuit het dagelijkse gebruik van de ruimte.

Mooi en functioneel met elkaar verwarren

Een aantrekkelijk interieur kan bijdragen aan de uitstraling van een organisatie. Maar een kantoor wordt pas echt waardevol wanneer het ook praktisch werkt. Kijk daarom niet alleen naar materiaal, vorm en kleur, maar ook naar akoestiek, ergonomie, gebruik, looproutes en flexibiliteit.

Samenwerking vertalen naar één grote open ruimte

Mensen letterlijk bij elkaar zetten betekent niet automatisch dat zij beter samenwerken. Samenwerking vraagt soms om openheid, maar op andere momenten juist om privacy, een scherm, een whiteboard of een afgesloten ruimte.

Iedere medewerker dezelfde oplossing geven

Uniformiteit is praktisch bij aanschaf en beheer. Maar werkzaamheden zijn niet uniform.

Het is daarom zinvoller om te kijken welke typen werkplekken nodig zijn dan ervan uit te gaan dat iedere medewerker exact dezelfde omgeving nodig heeft.

De vergaderruimte gebruiken voor alles wat geen bureauwerk is

Wanneer iedere videocall, korte afstemming en brainstorm een afgesloten vergaderruimte nodig heeft, ontstaat snel een tekort. Verschillende soorten overleg vragen om verschillende soorten plekken.

Eerst meubels kopen en daarna de ruimte indelen

Daarmee wordt de beschikbare ruimte aangepast aan de producten. Bij een goed doordacht kantoor gebeurt het liever andersom: eerst functies en zones bepalen en daarna meubels kiezen die dat concept ondersteunen.

Kies meubilair dat actief bijdraagt aan de werkervaring

Er bestaat vanzelfsprekend geen meubelstuk dat van een organisatie een aantrekkelijke werkgever maakt. Meubilair krijgt pas waarde in de context waarin het wordt gebruikt.

Ergonomische bureaustoelen

Wanneer medewerkers langere tijd achter een bureau werken, moet een stoel goed ingesteld kunnen worden op de gebruiker en het werk. De waarde zit dus niet uitsluitend in de stoel, maar ook in correcte instelling, passend gebruik en de combinatie met de rest van de werkplek.

Zit-sta bureaus

Een zit-sta bureau kan medewerkers de mogelijkheid geven gedurende de dag van werkhouding te wisselen. Maar het bureau heeft weinig toegevoegde waarde als niemand weet hoe het moet worden gebruikt of wanneer alle andere werkzaamheden alsnog zittend plaatsvinden.

Akoestische oplossingen

Akoestische schermen, wandpanelen en andere absorberende elementen kunnen bijdragen aan een prettiger geluidsniveau. Toch moet akoestiek altijd samen met de kantoorindeling worden bekeken. Een drukke overlegzone direct naast geconcentreerde werkplekken blijft bijvoorbeeld een lastige combinatie, ook wanneer er extra absorptie wordt toegevoegd.

Overleg- en samenwerkingsmeubilair

Niet iedere bespreking heeft een traditionele vergadertafel nodig. Een korte afstemming kan juist prettiger plaatsvinden aan een kleine overlegtafel of informele zitplek, terwijl langdurige bijeenkomsten andere eisen stellen aan comfort, techniek en ergonomie.

Informele ruimtes

Lounge- en ontmoetingsruimtes kunnen bijdragen aan informeel contact tussen collega's. Ook hierbij geldt dat een mooie zithoek alleen werkt wanneer hij logisch ligt, prettig zit en daadwerkelijk aansluit op het gedrag binnen de organisatie.

Herken de signalen dat je kantoor een update nodig heeft

Een kantoor hoeft niet pas opnieuw bekeken te worden wanneer meubels versleten zijn. Veranderingen in de organisatie kunnen veel eerder aanleiding geven.

Signalen zijn bijvoorbeeld:

• vergaderruimtes zijn structureel bezet;
• grote aantallen bureaus blijven leeg;
• medewerkers voeren online gesprekken op ongeschikte plekken;
• bepaalde ruimtes worden nauwelijks gebruikt;
• teams hebben zelf meubels verplaatst;
• medewerkers zoeken regelmatig een andere plek om zich te concentreren;
• er ontstaan klachten over geluid of privacy;
• het personeelsbestand is sterk gegroeid of veranderd;
• hybride werken heeft de bezetting fundamenteel veranderd.

Dit zijn niet automatisch redenen om nieuwe meubels te kopen. Het zijn vooral signalen dat het zinvol is om opnieuw naar de relatie tussen werkzaamheden, ruimte en inrichting te kijken.

Een aantrekkelijk kantoor begint bij de werkdag

Niemand kiest een werkgever uitsluitend vanwege een mooie bureaustoel. Maar omdat medewerkers een groot deel van hun tijd doorbrengen in de omgeving die jij creëert, is kantoorinrichting geen los facilitair onderwerp. Het is een strategische keuze die de dagelijkse employee experience vormgeeft.

De kern van een goede inrichting is daarom de volgorde: kijk niet eerst naar de producten die je wilt kopen, maar naar het gedrag dat je wilt faciliteren. De belangrijkste vraag is niet: Hoeveel bureaus hebben we nodig? maar: Welke werkdag willen we voor onze medewerkers mogelijk maken? Zodra het werkproces helder is, worden keuzes over bureaus, stilteplekken, akoestiek en zit-sta meubilair ineens volkomen logisch.

ITC Furniture, onderdeel van KantoorArtikelen.nl, helpt organisaties daarom niet alleen bij het selecteren van kantoormeubilair, maar ook bij het vertalen van werkzaamheden en wensen naar een praktische werkomgeving.

Toe aan een kantoor dat beter werkt voor je mensen én je organisatie? ITC Furniture denkt graag met je mee: +31 (0)45 – 522 93 11

Of vul onderstaand formulier in, dan nemen wij contact op.

Veelgestelde vragen over kantoorinrichting en werkgeverschap

Heeft kantoorinrichting invloed op medewerkerstevredenheid?

Kantoorinrichting is één van de factoren die de dagelijkse werkervaring beïnvloeden. Een functionele, comfortabele werkomgeving kan frustraties verminderen en medewerkers ondersteunen bij verschillende werkzaamheden. Tevredenheid wordt daarnaast bepaald door onder meer werkzaamheden, collega's, leiderschap, autonomie en arbeidsvoorwaarden.

Wat maakt een kantoor aantrekkelijk voor medewerkers?

Een aantrekkelijk kantoor sluit aan bij het werk dat medewerkers uitvoeren. Denk aan goede individuele werkplekken, voldoende mogelijkheden voor overleg, plekken voor concentratie, aandacht voor ergonomie en een prettige algemene omgeving. Welke combinatie nodig is, verschilt per organisatie.

Is kantoorinrichting onderdeel van “employer branding”?

De fysieke werkomgeving kan onderdeel zijn van hoe medewerkers en sollicitanten een organisatie ervaren. Een kantoor laat bijvoorbeeld zien hoeveel ruimte er is voor samenwerking, autonomie, privacy of informeel contact. De inrichting moet daarbij wel aansluiten op de daadwerkelijke cultuur; alleen een mooie uitstraling is niet voldoende.

Welke kantoorinrichting past bij hybride werken?

Bij hybride werken is vooral belangrijk te onderzoeken waarom medewerkers naar kantoor komen. Wanneer ontmoeting en samenwerking belangrijker worden, kan meer behoefte ontstaan aan overleg- en projectplekken. Tegelijkertijd blijven goede individuele werk- en focusplekken noodzakelijk. Er bestaat daarom geen standaardinrichting voor hybride werken.

Heb je bij modern kantoorwerk nog voor iedere medewerker een eigen bureau nodig?

Niet altijd. Dat hangt onder andere af van aanwezigheid, werkzaamheden, beleid rond flexwerken en piekbezetting. Het aantal medewerkers op de loonlijst is daarom niet automatisch gelijk aan het benodigde aantal bureaus. Wel moet tijdens drukke momenten voldoende geschikte werkruimte beschikbaar zijn.

Hoe begin je met een nieuwe kantoorinrichting?

Begin met medewerkers, werkzaamheden en gebruik van het gebouw. Onderzoek wie wanneer aanwezig is, welke activiteiten plaatsvinden, waar huidige knelpunten zitten en welke ontwikkeling de organisatie verwacht. Deel daarna de ruimte in functies en zones in. Pas in de volgende stap wordt bepaald welk meubilair daarbij past.

Kan ITC Furniture helpen met een complete kantoorinrichting?

Ja. Naast afzonderlijk kantoormeubilair kan ITC Furniture meedenken over de inrichting van de werkomgeving. Door eerst te kijken naar het gebruik van de ruimte en de behoeften van medewerkers kunnen meubelkeuzes worden gemaakt die passen bij de organisatie en de manier waarop er wordt gewerkt.