Scan naar e-mail werkt niet meer? Voorkom problemen door Microsoft 365-updates

Je gebruikt Scan-to-Mail misschien dagelijks. Even een document inscannen, versturen naar jezelf of een collega en weer verder met je werk. Toch merken steeds meer organisaties dat scans ineens niet meer aankomen in de mailbox. Vaak lijkt het een printerstoring, terwijl de werkelijke oorzaak ligt in nieuwe beveiligingsupdates van Microsoft 365.

Waarom stopt Scan-to-Mail met werken?

Veel oudere printers en multifunctionals maken voor Scan-to-Mail nog gebruik van een verouderde authenticatiemethode waarbij gebruikersnaam en wachtwoord rechtstreeks worden opgeslagen in het apparaat. Deze methode voldoet niet meer aan de huidige beveiligingseisen. Microsoft stelt de nieuwe beveiligingsstandaard OAuth 2.0 steeds vaker verplicht. In plaats van een opgeslagen wachtwoord werkt OAuth 2.0 met tijdelijke toegangstokens. Dit maakt het verzenden van e-mails via Microsoft 365 aanzienlijk veiliger en beter beschermd tegen misbruik.

Zodra de oude inlogmethode wordt geblokkeerd, kan het gebeuren dat jouw printer geen verbinding meer kan maken met de e-mailserver en scans niet meer worden verzonden. Met name oudere multifunctionals en printers kunnen problemen krijgen wanneer zij geen ondersteuning bieden voor OAuth 2.0.

Hoe herken je dit probleem?

Je kunt onder andere te maken krijgen met:

• Scans die niet meer worden verzonden
• Foutmeldingen tijdens het versturen
• E-mails die nooit aankomen
• Scanopdrachten die blijven hangen

Herken je één of meer van deze situaties? Dan is het verstandig om jouw printeromgeving te laten controleren.

Voorkomen is beter dan genezen

Veel bedrijven ontdekken dit probleem pas wanneer belangrijke documenten niet meer worden verzonden. Juist daarom is het verstandig om bestaande printers en multifunctionals preventief te laten controleren.

Wat kan Kantoorartikelen.nl voor jou betekenen?

Een specialist van ons kan jouw printpark controleren en bekijken:

• Of jouw printer OAuth 2.0 ondersteunt.
• Of een firmware-update beschikbaar is.
• Of de e-mailinstellingen correct zijn geconfigureerd.

In veel gevallen kan een firmware-update of een aanpassing van de instellingen al voldoende zijn om het probleem op te lossen. Sommige oudere apparaten worden echter niet meer ondersteund door de fabrikant. In dat geval kan vervanging door een nieuwere multifunctional uiteindelijk de beste keuze zijn.

Wacht niet tot je scans niet meer aankomen en voorkom onnodige storingen. Neem vrijblijvend contact met ons op. Dan zorgen we ervoor dat jouw printer weer probleemloos kan scannen naar e-mail!

Bel ons: +31 (0)45 – 522 93 11

Of vul onderstaand formulier in, dan neemt een specialist contact met jou op.