Slimmer archiveren: Outlook automatisch organiseren

Publicatiedatum: 28 mei 2022 10:07:39

Slimmer archiveren: Outlook automatisch organiseren

E-mailverkeer neemt toe en jij hebt steeds minder tijd. Misschien ben je wel slim om je inbox te organiseren, maar wist je dat dit nog slimmer kan? Outlook heeft namelijk veel functionaliteit om deze processen te stroomlijnen en te vereenvoudigen.

Outlook heeft bijzonder slimme functies om mails op basis van criteria te organiseren.
Het programma plaatst de e-mail die voldoet aan de gestelde voorwaarden in een bepaalde map.
Enkele handige criteria kunnen zijn:

Afzender: teamleden, support, directeur of andere contacten.
Tekst: onderwerp, tekst of een deel hiervan: automatic reply, factuur, offerte, bestelling, enzovoorts.

Handig stappenplan

We hebben een handige tutorial voor je gemaakt waarmee je Outlook slimmer kunt organiseren.
Hiervoor hanteren we het volgende eenvoudige stappenplan:

Stap 0: Maak een mappenindeling
Stap 1: Stel regels in voor automatisch vullen van mappen
Stap 2: Selecteren op afzender
Stap 3: Selecteren op onderwerp
Stap 4: Verplaatsen naar map
Stap 5: Uitzonderingen toevoegen
Stap 6: Regel afronden

In dit voorbeeld selecteren we de afzender als onderwerp. Je kunt stap 2 of stap 3 overslaan. Stap 5 kan ook overbodig zijn.

Stap 0: Maak een mappenindeling

De basis begint bij je mappenindeling.

Stap 0.1: Denk na over hoe je je e-mails wilt organiseren. Zet op papier wat de onderwerpen zijn van de meeste mails of het soort contacten.

Op klantniveau: team X, afdeling Y, klanten, leveranciers, HRM, ICT
Op inhoudsniveau: out-of-office meldingen, acceptaties/meldingen agenda uitnodigingen, facturen, offertes

Stap 0.2: Maak de mappenindeling. Je hoofdmap kan op afdelingsniveau en de submap hierin op onderwerpniveau.

Je hoeft de mappen nog niet te gaan vullen, dit kan Outlook voor een groot deel doen.

Stap 1: Stel regels in voor automatisch vullen van mappen

We leggen je nu uit hoe je dit kunt instellen. Ik gebruik hiervoor Outlook 2010, maar nieuwere Outlooks werken nagenoeg hetzelfde.

Stap 1.1: Ga in Outlook bovenin naar de oranje knop Bestand en linksboven op Info:

Stap 1.2: Klik vervolgens op Regels en waarschuwingen:

Er opent nu een nieuw venster. Hierin zie je 2 tabbladen: E-mailregels en Waarschuwingen beheren. Je bent nu op de plek waar je de voorwaarden kunt instellen.

Stap 1.3: Klik binnen het tabblad E-mailregels, linksboven op de knop Nieuwe regel…:

Er opent nu een nieuw venster: Wizard Regels.

Stap 1.4: In het venster Wizard Regels druk je onder het kopje Beginnen met een lege regel op de eerste optie: Regel toepassen op berichten die ik ontvang.

Vanaf hier kunnen we verschillende zaken instellen.
In dit voorbeeld gebruiken we Stap 2 en 3 samen, maar deze kunnen ook afzonderlijk worden ingesteld.

Stap 2: Selecteren op afzender

Je wilt mails van een collega van Team X bewaren in je map Team X. Wij nemen hier als voorbeeld iemand van onze administratie.

Stap 2.1: Je selecteert de (eerste) optie: afkomstig van personen of openbare groep:

Onderin klik je op afkomstig van personen of groepen:

Er opent een nieuw venster met al je contacten.

Stap 2.2: In dit venster dubbelklik je op de personen die je wilt toevoegen aan deze regel. Onderin staan dan de namen in het veldje naast Van ->: en druk je op OK.

Nu staan de namen van de betreffende personen in blauw gearceerd.

Stap 3: Selecteren op onderwerp

Je wilt e-mails van deze afzender met een bepaald onderwerp in mappen categoriseren. Als je dit niet wilt, ga dan naar Stap 4: Selecteer de mappen.

We nemen in dit voorbeeld de acceptaties van agenda uitnodigingen.

Stap 3.1: Selecteer bovenin de optie met specifieke tekst in het onderwerp:

Druk onderin op specifieke tekst:

Er opent een nieuw venster genaamd Tekst zoeken.

Stap 3.2: Voeg in het eerste veld de woorden toe waarop je wilt selecteren. In dit geval is dat Geaccepteerd: (met een spatie aan het einde). Vervolgens druk je op de knop toevoegen en komt het onderwerp in de lijst:

Druk op OK.

Controleer of de instellingen juist zijn en druk op Volgende.

Stap 4: Selecteer de mappen

Stap 4.1: In het volgende scherm selecteer je de optie verplaats het bericht naar naam map:

Vervolgens druk je onderin op naam map:

Er open een nieuw venster genaamd Regels en waarschuwingen.

Stap 4.2: In dit venster selecteren we de map waar we deze berichten in willen plaatsen:

Selecteer de map waar je de berichten naartoe wilt verplaatsen en druk op OK.

Nu kun je onderin controleren of alles klopt:

Als deze instellingen kloppen dan druk je op de knop Volgende.

Stap 5: Uitzonderingen toevoegen

In dit laatste scherm kunnen we uitzonderingen toevoegen. De regel wordt dan niet toegepast als aan deze voorwaarde wordt voldaan. Dit is meestal niet nodig, maar we leggen het toch uit.

Stap 5.1: Kies de optie: behalve als het onderwerp of de hoofdtekst specifieke tekst bevat.

Stel dit in volgens Stap 3.

Druk op Volgende om verder te gaan.

Stap 6: Regels afronden

In deze laatste stap kunnen we de regel afronden.

Stap 6.1: Omschrijf de titel duidelijk, zoals: verplaats geaccepteerd van Team X naar de map Voorbeeld – Team X - geaccepteerd.\

We vinken hier de optie Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in Postvak In zodat alle berichten met deze voorwaarde met terugwerkende kracht aan deze map worden toegevoegd:

Druk nu onderin op voltooien en je regel is in werking gesteld.

Het duurt even voordat alles wordt verplaatst.

Onze laatste tips:

Begin eenvoudig, met kleine regels.
Voeg niet teveel regels toe want die kunnen elkaar mogelijk verstoren.
Evalueer met regelmaat je regels en pas ze aan wanneer nodig.

Heel veel succes!