0 Vergelijken
  • Persoonlijk advies op werkdagen van 8:30 tot 17:00
  • Door klanten beoordeeld met een 8.9
  • Gratis verzending vanaf € 65 (excl. btw)
Documenten inbinden: zó doe je dat professioneel en zonder fouten
06 feb 2020

Documenten inbinden: zó doe je dat professioneel en zonder fouten

Hoe verpak ik mijn document in een professioneel jasje? In deze blog leer je alles over de vier manieren van inbinden; hoe het werkt, wat je nodig hebt, wat je wel en vooral níet moet doen en wat de voor- en nadelen zijn van de verschillende inbindsystemen.

Je hebt de laatste hand gelegd aan een plan, een rapport, een concept, presentatie of voorstel. Nu is het moment aangebroken om dit document in een mooi jasje te steken. Want een professioneel ingebonden document maakt nou eenmaal meer indruk dan een paar aan elkaar geniete A4tjes.

Inbinden is de meest voor de hand liggende oplossing om jouw document de gewenste professionele uitstraling te geven.

Misschien denk je dat dit een lastig klusje is, maar niets is minder waar.

In deze blog leer je uit welke vier inbindsystemen je kunt kiezen en wat je hiervoor nodig hebt. Maar ook wat de voor- en nadelen zijn van ieder systeem.


Vier systemen voor het inbinden van documenten

Je kunt kiezen uit de volgende vier verschillende inbindsystemen:

1. thermisch inbinden
2. inbinden met een plastic bindrug
3. inbinden met een metalen bindrug (ook wel draadrug of wirebind genoemd)
4. inbinden met een klemrug of in een klemmap 

Welk systeem jouw voorkeur heeft, is vooral een kwestie van smaak.

 

1. Thermisch inbinden

Thermisch inbinden is een veelgebruikte methode.
Hierbij stop je het geprinte document in een mapje dat in de rug is voorzien van een lijmlaag: dit mapje steek je vervolgens in een verwarmingsapparaat.

Tijdens het opwarmen smelt de lijmlaag en dit zorgt ervoor dat het papier komt vast te zitten in het mapje.

Thermische inbindmapjes zijn verkrijgbaar:

  • in allerlei kleuren,
  • in verschillende diktes
  • met verschillende voorbladen of covers (transparant, karton of zelf leatherlook)
  • en met verschillende schutbladen.

Het voordeel van deze manier van inbinden is dat het relatief eenvoudig is.

Nadeel is dat het best duur is in gebruik en dat de hechting niet altijd even goed is; in het ergste geval vallen alle pagina’s eruit als je het document openslaat. Dit risico loop je vooral bij de goedkopere machines.

Onze tip: kies je voor thermisch inbinden, kies dan altijd voor een kwalitatief goede machine als je zeker wilt zijn dat je presentatie een lang leven beschoren is!
Deze machines zijn weliswaar duurder in aanschaf, maar dan heb je wel een kwalitatief hoogwaardige bindmachine waar je op kunt vertrouwen.


2. Inbinden met plastic bindruggen


Als je je document wilt inbinden met een plastic bindrug, dan moet je het papier eerst voorzien van – meestal – 21 gaatjes; dit heet ponsen. Daarna rijg je de plastic bindrug door de openingen.

Bij bijna alle bijbehorende inbindmachines zijn deze twee functies (ponsen en inbinden) gecombineerd.

  • De meeste gecombineerde machines ponsen tot maximaal 25 vel in één keer.
    Als je dikkere stapels moet verwerken, dan raden we je een losse ponsmachine met een grotere ponscapaciteit aan.
  • De plastic bindruggen (ook vaak spiraaltjes genoemd) zijn verkrijgbaar in verschillende kleuren en diktes, van 6 mm tot 25 mm.
  • De inbindcapaciteit varieert van circa 30 tot maximaal 250 vel.

Om de puntjes op de i te zetten, voeg je een dikker voor- en achterblad toe aan jouw presentatie, in vakjargon noemen we dit schutbladen. Natuurlijk ook verkrijgbaar in alle kleuren en varianten.

Transparante schutbladen zijn erg populair. Maar let op: als je een transparante cover gebruikt, kies dan altijd een schutblad dat geschikt is voor het inbinden van documenten en dossiers. Je zou namelijk zomaar op het idee kunnen komen om een overhead-transparant uit de kast te trekken om die te gebruiken. Doe dit alsjeblieft nooit, want je ruïneert gegarandeerd je ponsmachine. Overhead-transparanten zijn namelijk veel dikker en taaier dan transparante schutbladen; het ponsblok van je machine kan dit niet aan.

Nadeel: het is een bewerkelijke inbindmethode en voor een ongeoefende hand een behoorlijk gepriegel om de plastic bindruggen goed door de ponsgaten te rijgen.

 

3. Inbinden met een metalen bindrug (draadrug)

Veel mensen vinden een metalen bindrug (draadbind of wirebind genoemd) mooier dan een plastic bindrug.

Voor belangrijke dossiers of presentaties is dit systeem dan ook bijzonder populair.

Om een document met een metalen bindrug in te binden, moet je het papier ook eerst ponsen: er worden dan 34 gaatjes in geperforeerd. Dit wordt ook wel het 3:1 systeem genoemd.

Het draadbind- of wirebind-systeem komt in grote lijnen overeen met het plastic inbindsysteem, het verschil zit ‘m in de soort bindrug: in dit geval rijg je er een metalen bindrug doorheen, die daarna wordt dichtgeklemd.

De meeste draadbind- of wirebind-inbindmachines zijn combi-apparaten die zowel ponsen als inbinden. Bij intensief gebruik adviseren wij om gebruik te maken van een los ponsblok.

Metalen bindruggen zijn in verschillende diktes verkrijgbaar: van 6 mm tot 25 mm of voor grotere hoeveelheden papier nog dikker. Bovendien kun je kiezen uit verschillende kleuren, zelfs zilver metallic is een optie.

Tip: Als je de omslag wilt opleuken met een foto of grafische afbeelding, zorg dan dat je hiervoor het juiste, kwalitatief hoogwaardig papier gebruikt, speciaal geschikt voor kleurafdrukken. Gebruik van fotopapier is ook een optie. 

Een simpele alternatieve oplossing: print je afbeelding op ‘gewoon’ printpapier en kies voor een transparante omslag (wel eentje die geschikt is voor het inbinden van documenten en dus kan worden geponst. Nogmaals: gebruik nooit overhead-transparanten, want daarmee sloop je gegarandeerd je ponsmessen!). 

 

 

4. De klemrug of de klemmap


Tot slot kun je kiezen voor de klemrug of de klemmap. Een supersimpele en supergoedkope manier van inbinden: gewoon een plastic stripje waar je je documenten inschuift. De klem houdt alles keurig op z’n plek.

En bij de klemmap heb je er meteen een omslag bij (cover en achterkant). Verkrijgbaar in alle kleuren van de regenboog.

Voordeel: dit is de meest eenvoudige en snelle manier van inbinden. Je hebt hebt geen machine nodig en je bent super flexibel; transparantje ervoor en een kartonnetje als achterkant en jouw document is prima beschermd.

Het enige nadeel is dat klemruggen slechts in 2 maten verkrijgbaar zijn: tot 30 vel of 30-60 vel. Is jouw rapport dikker, dan moet je kiezen voor een van de andere inbindmethoden.

 

De meest gemaakte fouten bij het inbinden van documenten

 

1. Verkeerde maat bindrug
Een te grote bindrug ziet er bijzonder raar en onprofessioneel uit.
Gebruik je een te kleine bindrug, dan knapt hij open zodra je het document openslaat om te lezen.


2. Slordig geponst
Vaak nemen mensen niet rustig de tijd om het papier goed uit te lijnen tijdens het ponsen of perforeren. Daardoor loop je het risico dat niet alle gaatjes op precies dezelfde plek zitten.

Bepaal daarom zorgvuldig de kantlijnen en leg het papier goed aan in de ponsmachine; wij kunnen je verzekeren, het is een stuk gemakkelijker inbinden als alle gaatjes op dezelfde plek zitten. En alleen dan bereik je ook het professionele resultaat dat je voor ogen had.


3. Kopieer- of overhead-transparanten als schutblad
We hebben het hiervoor al twee keer gezegd, maar we herhalen het nóg een keer, omdat we het zó vaak meemaken in de praktijk: de messen van het ponsblok breken, omdat de verkeerde transparanten worden gebruikt.

Dus: wil je een transparant schutblad gebruiken, kies dan altijd een schutblad dat geschikt is voor het inbinden van documenten en dossiers. Gebruik nooit of te nimmer kopieer- of overhead-transparanten. Die zijn namelijk gemaakt van polyester; een veel dikker materiaal dat je niet kunt perforeren of ponsen. Probeer je dat toch, dan is de kans groot dat je het mes van het ponsblok in je inbindmachine breekt en dan kun je machine definitief afschrijven.

 

Wij wensen je veel succes met onze tips voor het professioneel inbinden van jouw documenten!